Desk Sharing Software: Gestalte hybrides Arbeiten effizient, strukturiert & intuitiv

Der Trend zum hybriden Arbeiten hält weiterhin an. Unternehmen müssen Lösungen suchen, um Mitarbeitenden Flexibilität zu ermöglichen. Eine Lösung sind geteilte Arbeitsplätze. Eine intuitive Desk Sharing Software erlaubt die Verwaltung mit nur wenigen Clicks.

Was ist Desk Sharing?

Die Corona-Pandemie hat viele unserer Lebensbereiche auf den Kopf gestellt. So auch die Arbeitswelt. Desk Sharing beschreibt ein neuartiges Konzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr im Büro haben, sondern der Belegschaft alle Schreibtische zur Verfügung gestellt und geteilt werden. Denn in Zeiten von hybridem Arbeiten kommen nicht mehr alle Mitarbeitenden regelmäßig ins Büro.

Das Ziel: Büroflächen sollen effizienter genutzt! Denn Desk Sharing und das damit verbundene hybride Arbeiten bietet enormes Einsparungspotenzial bei Raummieten, Inneneinrichtung, technischen Infrastrukturen und Betriebskosten. Um dieses Potenzial zu nutzen, müssen Unternehmen allen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einen freien Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

Für Verantwortliche der Unternehmensorganisation wie der HR, Facility- oder Real Estate Management bis hin zur Geschäftsführung bedeutet das einen erhöhten Verwaltungsaufwand, der ohne technische Hilfsmittel nur schwer zu bewältigen ist. Die Lösung ist eine Desk Sharing Software.

Was leistet eine Desk Sharing Software?

Mithilfe einer Buchungssoftware können Mitarbeitende per mobile App oder am Desktop, Schreibtische und Co. buchen, Meetings organisieren, Kolleg:innen treffen – und alle das über eine intuitive Benutzeroberfläche. Das setzt zugleich Anreize ins Büro zurückzukehren und gibt Mitarbeitenden die nötige Sicherheit, am Arbeitstag einen festen Schreibtisch zur Verfügung zu haben.

Anhand dieser gesammelten Buchungsdaten können Verantwortliche über Analyse-Funktionen die Auslastung der Büroflächen unter die Lupe nehmen und Entscheidungen zur Optimierung treffen. Eine innovative Desk Sharing Software kann dabei helfen, ungenutzte Büroräume zu identifizieren und auf Dauer Kosten zu sparen.

Welche Vorteile hat die Nutzung einer unternehmensweiten Software?

1. Kosteneinsparung: Weniger feste und persönliche Arbeitsplätze bedeuten weniger benötigte Büroflächen. Das spart Kosten auf unterschiedlichen Ebenen wie Mietkosten, Reinigungskosten und im Angesicht der Energiekrise auch Strom- und Heizkosten.

2. Reduzierung des CO2-Fußabdrucks: Hybrides Arbeiten kann die Gesamtumweltbelastung von Unternehmen und deinen Mitarbeitenden verringern, indem Emissionen und Energieverbrauch im Büro und bei der Kommunikation reduziert werden.

3. Sicherheit für Mitarbeitende: Bevor sich Mitarbeitende auf den Weg ins Büro machen, können sie über eine Desk Sharing Software einen freien Arbeitsplatz für ihren Tag buchen.

4. Förderung von Flexibilität: Die Balance zwischen Job und Privatleben verschmilzt durch die Nutzung des Homeoffices zum einen, zum anderen lässt sich beides teilweise besser miteinander vereinen. Dies ist besonders im War for Talents wichtig, um Führungskräfte im Unternehmen zu halten.

5. Sozialer Austausch & Produktivität: Das Büro erlebt einen Wandel. Es dient nicht mehr primär als Arbeitsstandort, sondern entwickelt sich vermehrt zum Ort sozialer Interaktionen mit den Kolleg:innen.

Wie lässt sich eine Desk Sharing Software implementieren?

Um Desk Sharing und hybrides Arbeiten im Unternehmen zu etablieren, bedarf es eines richtigen Konzepts. In der Desk Sharing Software müssen alle Büros samt Parkplätzen, Stockwerken, Einzelbüros, Schreibtischen und Meetingräumen digital hinterlegt sein. Erst dann können Mitarbeitende die Ressourcen effizient nutzen.

Mit Seatti geht die Implementierung besonders einfach! Denn mit unserer Desk Sharing Software braucht ihr kein extra Tool, sondern es läuft alles über eure bestehende Systemlandschaft wie Microsoft Teams. Unser Team digitalisiert eure Büroflächen in kürzester Zeit anhand von Grundrissen und geht auf eure Wünsche und Vorstellungen zur Buchung von Flächen ein. Und schon können alle Seatti-User des Unternehmens auf diese zugreifen.

Key Funktionen von Seatti

Shared Desk Buchung

Wähle zwischen verschiedenen Büros und Bereichen aus. Sehe direkt die verfügbaren Tische sowie deren Ausstattung. Jetzt kannst du ganz einfach für einen ausgewählten Zeitraum deinen FlexDesk buchen!

Self-Service Admin Bereich

Verwalte selbstständig deine Büros und Berechtigungen innerhalb von Seatti. Angepasste Bürokapazitäten, Buchungsberechtigungen, Namensgebungen und viel mehr!

Remote Arbeitsort-Planung

Mit Seatti kannst du auch wann und wo du mobil arbeitest. Trage ein, an welchen Tagen du mobil arbeitest, und füge deine Location hinzu, damit du dich mit KollegInnen in deiner Nähe treffen kannst!

Location Sharing

Erhalte eine Übersicht, wer wann plant ins Office zu kommen, und wo genau die KollegInnen sitzen. Zudem siehst du auch, wer mobil in deiner Nähe arbeitet.

Meetingraum & Parkplatz Reservierung

Buche dir zu deinem Shared Desk auch gleich noch deinen Lieblingsparkplatz oder reserviere einen Meetingraum, um mit deinen LieblingskollegInnen gleich alle wichtigen Themen zu besprechen!

Datenanalyse

Werte die anonymisierten Auslastungsdaten verschiedener Büros und Tische für einen ausgewählten Zeitraum aus. Zudem kannst du auch die Buchungsdaten zu mobilen Arbeitsorten analysieren!

In welchen Branchen kann unsere Desk Sharing Software zum Einsatz kommen?

Unsere Desk Sharing Software ist für jede Branche anwendbar – selbst wenn sich ein Unternehmen über mehrere Standorte erstreckt. Dank der einfachen Integration lassen sich Büroflächen schnell und einfach mit unserer Software ausstatten. Daher konnten wir schon viele Kunden von der Pharma- bis zur Logistikbranche überzeugen.

Welche Nutzerdaten werden bei der Nutzung von Seatti erfasst?

Auch bei einer Buchungssoftware darf der Schutz personenbezogener Daten nicht zu kurz kommen. Der Datenschutz ist beim Buchen von unternehmensweiten Ressourcen ein sensibles und zugleich wichtiges Thema. Bei Seatti ist es uns wichtig, Mitarbeitenden und Organisationsträgern smarte, aber DSGV-konforme Werkzeuge mit an die Hand zu geben.  So waren im Entwicklungsprozess unserer Funktionen Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte integriert, um die Wünsche, Sorgen und Bedenken aufzugreifen und zu lösen. Daher werden in unserer Desk Sharing Software nur anonymisierte Daten gesammelt.  

Lass uns gerne mal quatschen!

Du möchtest mehr über Seatti erfahren oder dir in einer Live-Demo einen ersten Einblick verschaffen? Dann buche gleich hier einen Termin mit unserem Sales-Team!

A portrait from Chris.